Je krijgt maar één eerste indruk, dus die moet je laten tellen. Hetzelfde gezegde kun je gebruiken als je een bezoeker welkom heet in je kantoor. Het maakt niet uit of het gaat om een samenwerkingsbijeenkomst met een zakenpartner of een sollicitatiegesprek voor een toekomstige werknemer. Er zijn veel manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat je eerste indruk bij een bezoeker op kantoor altijd geweldig is en dat je klant zich welkom voelt en onder de indruk is van je kantoor, je personeel en de algehele professionaliteit.
Klanten blijven vanwege een goede of geweldige klantervaring. Het is zo belangrijk dat je klanten zich zo welkom mogelijk voelen. Het is het belangrijkste onderdeel van een goede klantervaring. Met alle moderne technologie in combinatie met ouderwetse omgangsvormen kom je bovenaan elke klantenlijst te staan. En het beste van alles is dat het gratis is en iedereen het kan met een beetje planning en coaching.
1. Geef de klant duidelijke instructies over hoe hij je kantoor kan vinden
Niemand vindt het leuk om verdwaald te lijken en de weg te moeten vragen. Daarom is het goed om van tevoren uit te leggen hoe je het kantoor kunt vinden. Want als je klant gestrest of in paniek is, omdat hij het kantoor niet kon vinden, zal je afspraak waarschijnlijk niet zo succesvol verlopen.
2. Een uitnodigende entree
Het is belangrijk dat je weet dat de indeling van je kantoor kan helpen bij het algemene gevoel en de sfeer van je kantoor voor je werknemers, en hetzelfde beleid geldt voor de klanten. Richt je entree in met comfortabel meubilair in plaats van een paar wachtkamerstoelen. Versier de plek met verschillende groene planten. Al deze ideeën kunnen ervoor zorgen dat je klanten zich meer op hun gemak voelen als ze je vergadering binnengaan.
3. Laat iemand je klant begroeten
Tegenwoordig is het niet meer zo gebruikelijk dat medewerkers aan de voorkant klanten begroeten. Als jouw kantoor niet zo iemand in dienst heeft, zorg er dan voor dat je ongeveer tien minuten eerder klaar staat om je klant te begroeten. Maar als je niet in staat bent om ze te begroeten, laat dan je assistent of een medewerker ze in jouw plaats begroeten.
4. Gebruik de naam van de klant bij het begroeten
Door je klant bij zijn naam te begroeten, geef je hem meer betekenis. Laat je baliemedewerkers je klanten begroeten met een mooie groet vergezeld van hun naam. Er is niets vleiender en niets waardoor de klant zich meer gewaardeerd voelt dan het ontvangen van een vriendelijke begroeting bij naam als ze het kantoor binnenlopen.
5. Houd je bureau en kantoor opgeruimd
Een opgeruimd kantoor straalt professionaliteit uit en geeft klanten meteen een goed gevoel. Rommelige bureaus en stoffige werkplekken kunnen een chaotische indruk achterlaten, wat afbreuk doet aan de uitstraling van je bedrijf. Het loont om je werkruimte regelmatig te ordenen en te investeren in een kantoor schoonmaak. Door het inschakelen van een schoonmaakservice blijft het kantoor representatief en wordt de werkomgeving fris en gastvrij voor iedereen die binnenkomt.
6. Vraag of ze iets willen drinken
Het is heel belangrijk dat je ze een glas water of koffie of thee aanbiedt. Met koffie van topkwaliteit of bekende theemerken zullen ze zeker niet teleurgesteld zijn. Door dit soort dingen aan te bieden, voelt je klant zich meer gewaardeerd en kan de vergadering zachter beginnen in plaats van meteen tot zaken te komen.
7. Niet te warm en niet te koud
Het is makkelijk om kleine details zoals de temperatuur te vergeten, maar de temperatuur kan een grote invloed hebben op hoe je ontvangstruimte aanvoelt. Stel de airconditioning in op kamertemperatuur om ervoor te zorgen dat je klanten zich comfortabel voelen zonder jas aan, en houd rekening met het weer buiten het hele jaar door om ervoor te zorgen dat de ontvangstruimte een ontspannen en aangename plek blijft om te zijn.
8. Bereid je voor voordat je ze ontmoet
Het maakt niet uit of je net een superdrukke dag hebt gehad en gefrustreerd bent. Maar je kunt je persoonlijke bagage niet meenemen naar een vergadering. Drink dus voordat je een vergadering binnenloopt een glas water om je op te frissen en haal diep adem. Het is belangrijk om gefocust te zijn, want je klant vertrouwt erop dat je hun persoonlijke informatie en hun zakelijke ideeën en problemen behandelt. Ze verdienen je volledige aandacht.
9. Zorg ervoor dat je glimlacht
Zorg ervoor dat je glimlacht voordat je je klant ontmoet. Het maakt niet uit of je gestrest of overstuur bent, je moet een mooie grote glimlach opzetten als je klant binnenkomt. Je moet de behoeften van je klant boven je persoonlijke zaken stellen om een echte professional te zijn. Als je lacht, maakt je lichaam endorfine vrij waardoor je je meer ontspannen voelt. Dus als je een lange en zware dag hebt gehad, zal het je helpen om je problemen even te vergeten.
10. Zeg altijd “Dank je wel”
Bedank elke klant aan het einde van een vergadering. Je moet ze laten weten dat je hun bedrijf waardeert en dat je ze graag weer wilt zien. Ze zullen eerder terugkomen als ze de garantie hebben dat hun bedrijf wordt erkend. Het is niet genoeg om alleen je vergaderingen van tevoren te plannen, maar je moet er ook voor zorgen dat je je klanten verwelkomt, je moet ervoor zorgen dat je vergaderingen succesvol verlopen en dat je klanten zich welkom voelen. Door goed te beginnen en je klanten de beste ontvangst te bieden, zet je de toon voor de volgende bijeenkomst en toekomstige partnerschappen.
